Medizinische Universität Graz

Hilfeseite

Über dieses System

MEDonline – das Informationsmanagementsystem der MUG

Allgemeines
Das Konzept
Die Technologie
Das Datenmodell
Das Funktionsmodell
Bestehende Anwendungen
    in der Erhebung der Lehre
    für Bedienstete
    für Studierende
    für Organisationen
    für Dienstleistungseinrichtungen
    für zentrale Verwaltungsabteilungen

Allgemeines

MEDonline ist das Informationsmanagementsystem der Medizinischen Universität Graz. Sämtliche für die Administration von Lehre und Forschung relevanten Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und stehen somit für alle Abfragen und Bearbeitungsvorgänge "online" – d.h. aktuell aus der Datenbank generiert – zur Verfügung.

MEDonline dient einerseits zur Präsentation aller Daten der MUG aus den Bereichen Lehre und Forschung, wobei diese auch für anonyme Nutzer zur Verfügung stehen. Andererseits dient es zur Bearbeitung der Daten, da alle Angehörigen der MUG (Bedienstete und Studierende) einen identifizierten Zugang zu diesem System haben. Der Zugang zu MEDonline kann mit allen gängigen Web-Browsern (Firefox, Internet-Explorer,...) erfolgen.

MEDonline basiert auf CAMPUSonline, das am Zentralen Informatikdienst der TU Graz entwickelt wurde. Es ist dort seit Jänner 1998 in Betrieb und wird seither kontinuierlich erweitert. Grundsätzliche Fragen oder Anregungen zum System richten Sie bitte an die Serviceline oder Tel. +43 316 385 74444.

Zur Verwendung des Systems

Für die grundsätzliche Navigation in MEDonline steht im linken Teil des MEDonline-Fensters der Organisationsbaum der Universität zur Verfügung. Um Information zu Lehrveranstaltungen, Terminen, Raumbelegung, Personen, Veröffentlichungen, etc. einer bestimmten Organisation (also Organisationseinheit bzw. Einrichtung wie Institut, Fakultät, o.ä.) abzurufen, stehen auf der jeweiligen Organisationsseite diverse Links zur Verfügung. Als Hilfestellung für die einzelnen Anwendungen wird rechts oben im Fenster jeweils ein "Hilfe"-Link angezeigt. Bei Problemen oder Fragen können Sie auch den Feedback-Link verwenden, der in der Fußzeile jeder Seite aufscheint.

Das Konzept

In der Planungsphase von MEDonline wurden Richtlinien in Bezug auf Zugang und Datenstruktur aufgestellt, die die Entwicklung maßgeblich beeinflussten:

• Es sollte die Integration aller Daten in einer zentralen Datenbank erfolgen.
  Dadurch ist kein aufwendiger Abgleich zwischen Datenbanken mehr notwendig.
  
  
• Jedes Datenelement sollte nur einmal existieren, keine Duplikate, keine Transfers von Daten.
  Dies bedingt, dass alle Daten in ein zentrales Datenmodell integriert werden. Die Daten sollen an der verantwortlichen Stelle (Quelle) elektronisch erfasst werden. In jenen Fällen, wo die Unterschrift einer Person benötigt wird, wird derzeit noch immer Papier als Medium für die Erfassung von Daten eingesetzt. Mit Einführung der digitalen Signatur zeichnet sich auch hier eine Lösung ab.
  
  
• Der Zugang zu den Daten sollte abhängig von den Rechten einzelner Person erfolgen.
  Damit wird eine Identifizierung bzw. eine Funktionszuordnung ad personam notwendig.

Mit MEDonline hat die Universität ein Medium zur Verfügung, das den Vorgaben im Bereich B2C (Business-to-Consumer) entspricht. B2C definiert unter anderem die Art der Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Angehörigen (Mitarbeitern und Kunden). Darunter sind folgende Punkt zu nennen, die auch in MEDonline berücksichtigt werden:

• Jede/r Angehörige erhält eine persönliche, aktuelle Sicht auf das Unternehmen bzw. auf seine/ihre Daten
• durch persönliche Identifizierung
• mittels "single sign-on", d.h. der Zugang zu allen Diensten erfolgt durch EINmalige Identifizierung
• zu jeder Zeit
• von jedem Ort (im Web)

Darüber hinaus werden in Zukunft in MEDonline folgende strategischen Schwerpunkte gesetzt:

• Jede/r Studierende soll durch sein/ihr Studium geführt werden (curriculum control/support)
  d.h. das System informiert über den persönlichen Studienfortschritt und berät darüber hinaus.
  
  
• CRM: Customer Relationship Management
  Das Wissen über die “Kunden” Studierende wird immer wichtiger, um verbesserte Dienste anzubieten. Dieses Wissen ist unter anderem über geeignete Werkzeuge (Diskussionsforen, Fragebögen,...) zu bilden.
  
  
• Das Managementsystem wird zum Präsentationssystem
  MEDonline wurde ursprünglich nicht als Präsentations-, sondern als Managementsystem entwickelt, wird aber durch die Aktualität der Daten praktisch gesehen zu einem "Online- Informationssystem". Aus diesem Grund finden Aspekte wie Layout, Ergonomie oder einheitliche Navigation besondere Berücksichtigung und werden laufend verbessert.
  Die zunehmende Studierendenmobiliät sowie internationale Kooperationen bei Forschungsprojekten erfordern die Zweisprachigkeit (deutsch, englisch) von MEDonline. Dies fördert auch die Öffnung der Universität im Sinne der weltweiten Präsentation von Lehre und Forschung im Internet.
  
  
• Schnittstelle zu einem Verwaltungsprogramm für die Bereiche Haushaltsverrechnung und Besoldung
  Durch die Änderung der Bundeseinrichtung MUG in eine Körperschaft öffentlichen Rechts ist es notwendig, in den Bereichen Haushaltsverrechnung und Besoldung eine professionelle EDV-Lösung einzuführen. Dabei ist eine Verbindung dieses Systems mit MEDonline herzustellen, die die Konsistenz und Aktualität von Datenbereichen (Organisationen, Personen,..) in beiden Systemen garantiert.
  
  
• Digitale Signatur
  Die Einführung der digitalen Signatur für Universitätsbedienstete würde erlauben, auch jene Prozesse, die derzeit noch einer Unterschrift bedürfen und damit Papier als Medium verwenden, in MEDonline abzubilden (z.B. die Meldung des Zustandkommens bzw. der Abhaltung durch die/den Lehrende/n, die Übertragung von Prüfungsprotokollen u.ä.).
  Darüber hinaus ist die digitale Signatur auch für die zentrale Verwaltung interessant, da damit elektronisch signierte Dokumente erzeugt werden könnten (z.B. Studienerfolgsnachweis für Studierende).

Die Technologie

MEDonline basiert auf einer Datenbank der Firma ORACLE. Um den Web-Zugang zu ermöglichen, wird – neben dem Datenbankrechner – ein Webserver eingesetzt, der die Schnittstelle zwischen den Web-Anwendern und der Datenbank darstellt. Weiters wird für die Ausführung von FORM- bzw. REPORT-Programmen ein eigener FORMS/REPORT-Server verwendet.

In MEDonline gibt es grundsätzlich drei Arten von Anwendungen, die abhängig vom Zugang der Anwender zum System sind:

• WEB-Anwendungen
  Diese Programme sind für den Web-Zugang gebaut und verwenden folgende Programmiertechnologien:
  - die Programmiersprache PL/SQL als Schnittstelle zur Datenbank
  - HTML und JavaScript als Schnittstelle zur Anwenderin
  
  
• FORMS-Anwendungen
  Diese Programme werden primär für Fachabteilungen der zentralen Verwaltung erstellt und erlauben eine komplexere Programmlogik, sowie den direkten Zugang zur Datenbank. Die FORMS-Technologie hat den weiteren Vorteil, dass auch die Programmierung effizienter erfolgen kann als mit Web-Werkzeugen (PL/SQL, HTML bzw. JavaScript).
  Programme in FORMS-Technologie können – wenn sie an vielen Stellen verwendet werden – unter Verwendung eines speziellen Zusatzprogrammes (PlugIn) auch in einem Webbrowser ausgeführt werden (z.B. die Prüfungsverwaltung an den Instituten).
  
  
• REPORT-Anwendungen
  Diese Anwendungen erlauben die Erstellung von Listen oder Formularen, die als druckbare PDF-Files dem Anwender zur Verfügung gestellt werden. Ein typisches Beispiel ist die Erstellung von Beauftragungs- bzw. Betrauungsschreiben für Vortragende. REPORT-Programme werden sowohl von WEB- als auch von FORMS-Anwendungen aufgerufen.
  
  

Das Datenmodell

Das Datenmodell wurde im Rahmen der Entwicklung von MEDonline völlig neu erstellt. Es besteht grundsätzlich aus 6 Teilmodellen, welche die Daten zu den Basisressourcen der Universität beinhalten, sowie den Verbindungen zwischen diesen (siehe nachfolgende Grafik).

Das Modell beinhaltet derzeit etwa 600 Tabellen und wird nach Bedarf erweitert. Das Wissen über das Modell gibt uns (dem CAMPUSonline-Team) die Möglichkeit, sehr flexibel und rasch auf Anforderungen oder Änderungswünsche der Universitätsleitung zu reagieren.

Das Funktionsmodell

Das Funktionsmodell besteht auf fünf ineinandergeschachtelten Bereichen (siehe nachfolgende Grafik):

• Daten
  bezeichnen alle Tabellen und Relationen zwischen diesen.
  
  
• Programme
  sind Anwendungen, diese erlauben den Zugriff auf die Daten.
  
  
• Rollen
  geben an, unter welchen Bedingungen ein Programm benutzt werden kann (z.B. nur lesend, schreibend,...). Jedes Programm besitzt seine eigenen Rollen.
  
  
• Funktionen
  stellen die Schnittstelle zwischen den Rollen eines Programms und einer identifizierten Person dar. Die Relationen zwischen Funktionen und Rollen bzw. Funktionen und Personen sind vom Typ M:N (viele zu viele). Dies erlaubt ein Maximum an Flexibilität in der Festlegung sowie Zuordnung von Funktionen.
  Funktionen werden immer bezüglich einer bestimmten Einrichtung der Universität vergeben und wirken damit implizit (Funktion -> Rolle -> Programm -> Daten) auf die Daten dieser Einrichtung
  
  
• Identifizierte Personen
  sind physische Personen, die dem System durch Identifizierung mit Benutzername/Kennwort bekannt sind. Grundsätzlich hat jede/r Angehörige/r der MUG (Studierende und Bedienstete) das Recht auf den Zugang.

Zwei Aktivitäten erfordern im laufenden Betrieb einen besonderen Aufwand und wurden daher im Sinne der Verantwortlichkeit und der operativen Durchführung auf die einzelnen Einrichtungen ausgelagert:

• Die Vergabe von PIN-Codes
  PIN-Codes sind einmal verwendbare "Tickets", die einer Person erlauben, sich für MEDonline einen Benutzernamen bzw. ein Kennwort zu wählen. PIN-Codes werden in der Regel an neue Personen einer Einrichtung vergeben, um ihnen den Zugang zu MEDonline zu erlauben, oder an Person, die ihr Kennwort vergessen haben.
  
  
• Die Zuordnung von Funktionen zu Personen

Verantwortlich für beide Aktionen ist in jedem Fall der Leiter/die Leiterin der jeweiligen Einrichtung. Die operative Durchführung beider Aktionen ist jenen Personen vorbehalten, die eine spezielle Funktion (MEDonline-Beauftragte/r) bezüglich der Einrichtung besitzen.

Bestehende Anwendungen, Möglichkeiten des Systems

Anwendungen können grundsätzlich auf zwei Arten bzw. aus zwei Bereichen aufgerufen werden, wobei die dargestellten Informationen bzw. die Möglichkeiten zur Bearbeitung hierbei unterschiedlich sein können:

• Person (Aufruf über die Visitenkarte)
• Organisation (Aufruf über die Seite der Einrichtung)

Die nachfolgende Liste gibt einen Überblick über die derzeit bestehenden Anwendungen in MEDonline:

Erhebung der Lehre im Studienjahr

• Beschreibung einer Lehrveranstaltung durch Vortragende
• Meldung von Lehrveranstaltungsangebotes durch den Institutsvorstand
• Befassung durch Studiendekane, Studienkommissionen und/oder Dekane,
  Kostenberechnung der Lehre
• Genehmigung von Lehrveranstaltungen
• Schriftliche Beauftragung/Betrauung von Vortragenden
• Meldung über Zustandekommen / Abhaltung von Lehrveranstaltungen und Tutoriumsaufträgen (schriftlich durch den Vortragenden, Übernahme in MEDonline am Institut nach Bestätigung durch den Institutsvorstand)
• Bestätigung der Meldungen durch die autorisierte Stelle
• Abgeltung der Lehre durch Quästur / Personalabteilung aufgrund der bestätigten Meldungen

weitere Anwendungen in der Lehre

• ECTS-Management
• Studienplan-Management
• Kostenberechnung von Studienplänen
• Studienführervorschau/-druck
• Lehrzulage / Kollegiengeld-Abrechnung
• Prüfungstaxenabrechnung
• Prüfungsverwaltung
• Bestätigung von Anerkennungsnachträgen
• Bestätigung von Nachträgen zu Zeugnissen der MUG
• Einsicht in Semesterpläne / Stundenpläne
• Einsicht in Prüfungstermine von Instituten

für Bedienstete (in der persönlichen Visitenkarte aufrufbar)

Als Lehrende/r

• Übersicht über das eigene Lehrangebot (Liste der Lehrveranstaltungen)
• Einsicht in die Erhebung der Lehre
• Bearbeitung der Beschreibung einer Lehrveranstaltung laut ECTS
• Terminverwaltung (laufende Aktualisierung von Ort/Zeit einer LV)
• Teilnehmerverwaltung
• Kommunikation mit teilnehmenden Studierenden (E-Mail, Diskussionsforum)
• Evaluierung: Erstellung von Fragebögen, Durchführung, Freigabe der Ergebnisse
• Prüfungsverwaltung

Weitere Möglichkeiten

• Nutzung eines persönlichen Terminkalenders, in dem die Termine eigener
  Lehrveranstaltungen automatisch aufscheinen und durch weitere Termine
  ergänzt werden können
• Suche nach freien Unterrichtsräumen
• Zugang zur Terminverwaltung von Räumen
• Dokumentation von Forschungsaktivitäten und Veröffentlichungen
• Bestätigung von Abstracts betreuter Diplomarbeiten
• Übersicht über eigene aktive Funktionen in MEDonline
• Änderung von Benutzername und/oder Kennwort
• Anmeldung zu internen Weiterbildungskursen
• Zugang zu eigenen Mailfoldern am zentralen E-Mail-Server der Universität
• Bearbeitung der persönlichen „Visitenkarte“ (Email, Homepage, Telefon,...)
• Verwaltung von Lesezeichen (Web-Bookmarks)

für Studierende (in der persönlichen Visitenkarte aufrufbar)

In Bezug auf Lehrveranstaltungen

• Einsicht in die Beschreibung / Termine
• Anmeldung zur Teilnahme
• Anmeldung zur Prüfung
• Einsicht in Prüfungsergebnisse
  - vorab am Institut / bestätigt durch Studienabteilung
  - Wahl der automatischen Zustellung per E-Mail
• Ausdruck des Einzelprüfungszeugnisses
• Teilnahme am Diskussionsforum
• Teilnahme an der Evaluierung / Einsicht in das Evaluierungsergebnis

In Bezug auf Studien

• Nutzung eines persönlichen Terminkalenders, in dem die Termine jener
  Lehrveranstaltungen, an denen man teilnimmt, automatisch aufscheinen
  und durch eigene Termine ergänzt werden können
• Nachtrag von Anerkennungen bzw. nicht erfassten Zeugnissen der MUG
• Vorab-Ausdruck eines Studienerfolgsnachweises laut ECTS
• Erstellung eines Studienvertrages (im Rahmen von Erasmus)
• Bearbeitung von Studien- bzw. Heimatadresse
• Ausdruck von Studienbestätigungen
• Eingabe von Daten zur Dissertation / Diplomarbeit
  
  

Weitere Möglichkeiten

• Zugang zu eigenen Mailfoldern am zentralen E-Mail-Server
• Anmeldung zu internen Weiterbildungskursen
• Verwaltung von Lesezeichen (Web-Bookmarks)
• Bearbeitung der persönlichen „Visitenkarte“ (Email, Homepage, Telefon,...)
• Änderung des Kennwortes
• Statusanzeige von Zugangsberechtigungen zu eventuell vorhandenen weiteren Diensten und persönlichen Ressourcen

für Organisationen (je nach Funktion mit Einsichts- oder Bearbeitungsrechten)

In Bezug auf Lehrveranstaltungen

• Übersicht über das Lehrveranstaltungsangebot
• Durchführung der Erhebung der Lehre
• Beschreibung laut ECTS
• Terminverwaltung
• Teilnehmerverwaltung
• Prüfungsverwaltung
• Übersicht über Prüfungstermine
• Start der Evaluierung von Lehrveranstaltungen

Verwaltung von

• Forschungsaktivitäten und Veröffentlichungen
• Terminen in eigenen Räumen
• Veranstaltungen
• Inventar
• Raum
• Personal (für Drittmittelpersonal,...)
• Telefondaten
• Fragebögen
• Diskussionsforen
• Funktionen
• Zugangsberechtigungen (PIN-Codes)
• Verteilerlisten (per E-Mail / Postadresse)
• Daten zur Beschreibung einer Einrichtung
• Daten zur Erreichbarkeit einer Einrichtung (Adresse, Email, Tel, Fax,....)

für Dienstleistungseinrichtungen

Verwaltung von Weiterbildungskursen

Erstellung von Studienverlaufsanalysen mittels Datawarehouse

Forschungs- und Technologietransfer:

Export von Forschungsdaten zur Erstellung des Forschungsberichtes

Export von Daten zu Diplomarbeiten / Dissertationen zur Erstellung der gedruckten Berichte

Nacherfassung und Korrektur von Kurzbeschreibungen zu Diplomarbeiten / Dissertationen

Einführung eines E-Mail-Verteilers für Studierende und Bedienstete

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