Medizinische Universität Graz    

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Veranstaltungen

Veranstaltungen

Zweck der Anwendung Veranstaltungen
Veranstaltungen erstellen
Kontaktpersonen für die zentrale Verwaltung von Veranstaltungen
Zweck der Anwendung Veranstaltungen

Zweck der Anwendung Veranstaltungen

Diese Anwendung erlaubt Einsichten in Veranstaltungen der jeweiligen Organisation, gegliedert nach:

Veranstaltungen können auch in der allgemeinen Suche nach verschiedenen Kriterien (Titel, Art, Themenbereich, Zeitintervall) selektiert werden.

Weiters bietet diese Anwendung (je nach Berechtigung) die Möglichkeit, Veranstaltungen zu erstellen und zu bearbeiten.

Email-Verteiler

Im Veranstaltungskalender der MUG wird die Möglichkeit geboten, sich zu einem Mail-Verteiler zu subskibieren. Dieser Verteiler ermöglicht Ihnen, Informationen zu Veranstaltungen (Ankündigungen, Verschiebungen, Absagen usw ... ) per E-Mail zugesandt zu bekommen. Falls Sie Studierende/r oder Bedienstete/r der MUG sind und bereits einen MEDonline-Account besitzen, so identifizieren Sie sich bitte vor Benutzung dieses Mail-Verteilers. Externe Benutzer müssen sich erstmalig registrieren, um in den Verteiler aufgenommen zu werden.

Veranstaltungen erstellen

Veranstaltungen erstellen

Je nach den zentralen Einstellungen der Universität/Hochschule ist das Erstellen von Veranstaltungen nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung oder allen Personen (auch ohne MEDonline -Login) möglich. Falls externe Personen Veranstaltungen erstellen dürfen, wird die Organisation von Terminen und räumlichen Ressourcen zu diesen Veranstaltungen intern zentral erledigt.

Wenn Sie Veranstaltungen (kurz "VA") erstellen dürfen, können Sie das mit dem Link 'Neue Veranstaltung erstellen/beantragen' rechts oben im Fenster tun. Für die Einträge stehen dann nacheinander zwei Eingabefenster zur Verfügung. Die Eingaben während des gesamten Erstellungsprozesses unterscheiden sich jedoch grundlegend je nach den zentralen Einstellungen Ihrer Universität, Ihren Berechtigungen und dem Benutzerstatus (anonym, Bedienstete/r mit/ohne Rechte, Studierende/r, externe Person).

 

Bearbeitungsschritt 1: Eingaben im Erfassungsfenster 1

Im ersten Erfassungsfenster legen Sie zunächst Veranstaltungsart und -titel fest. Wählen Sie einen Listeneintrag oder tragen Sie eine individuelle Veranstaltungsart in das nebenstehende Textfeld ein, sofern dieses zur Verfügung steht (zentrale Einstellung). Wenn in MEDonline allg. Geschäftsbedingungen hinterlegt sind, müssen Sie diese mit einem Haken in der Checkbox "AGB" akzeptieren.

A) Für Studierende, externe Personen, nicht angemeldete Benutzer/innen:
Die Verwaltung von Terminen und Raumformalitäten wird von zentraler Stelle durchgeführt. Dies ist die Organisationseinheit, die mit der Organisation aller zentral verwalteten Veranstaltungen befasst ist (in der Regel die Wurzelorganisation). Sie können jedoch einen Ort- und Zeitwunsch angeben (im 2. Eingabefenster). Wenn Sie eine spezielle VA-Berechtigung besitzen (EDIT_VAM), können Sie wählen, ob Sie Termin und Ort von zentraler Stelle buchen lassen oder dies selbst erledigen.

Als anonyme Benutzer/in, Studierende oder externe Person müssen Sie Ihren Namen, Adresse sowie Erreichbarkeitsdaten in den orange umrandeten Pflichtfeldern eintragen.

Achtung! Sie müssen den gesamten Erstellungsprozess innerhalb ein- und derselben Browser-Sitzung erledigen. Solange Sie den Browser nicht schließen, können Sie das Bearbeitungsfenster wieder aufrufen indem Sie im Hauptfenster auf den Titel der Veranstaltung klicken (Sie müssen dazu u.U. bei "Auswahl" unter 'eigene' gehen). Sobald Sie den Browser schließen, können Sie Ihre gespeicherten Daten nicht mehr verändern, nicht gespeicherte Daten gehen verloren!

B) Für Bedienstete mit Berechtigung(en) in den Veranstaltungen:
Bei bestimmten zentralen Einstellungen dürfen nur Bedienstete mit einer Berechtigung (EDIT) in der VA-Applikation Veranstaltungen erstellen. Mit dieser Berechtigung sind Sie selbst für die Organisation von Terminen, Raum und Ressourcen verantwortlich. Wenn Sie die EDIT_VAM-Rolle besitzen, können Sie zwischen eigenständiger und zentraler Verwaltung wählen.

 

Bearbeitungsschritt 2: Eingaben im Erfassungsfenster 2

Nach dem Speichern Ihrer Einträge können Sie im Erfassungsfenster 2 je nach Ihren persönlichen Rechten einen Terminwunsch angeben oder Termin- und Ort der Veranstaltung buchen. Die wichtigsten Einträge im Erfassungsfenster 2 sind in der folgenden Tabelle genau beschrieben. Abweichungen können aufgrund der spezifischen zentralen Einstellungen an Ihrer Universität auftreten. Selbsterklärende Felder sind nicht erwähnt.

Allgemeine Informationen
weitere Info (URL) Hier können Sie eine Web-Adresse eingeben, mit der Benutzer/innen des Veranstaltungskalenders zu zusätzlichen Informationen über die Veranstaltung gelangen.
Anzeige Mit der Checkbox können Sie festlegen, ob die Veranstaltung nur auf der Organisation des "Owners" (Eigentümers) angezeigt wird oder zusätzlich an allen übergeordneten Org. Wer Eigentümer ist, hängt von Ihrem eigenen Benutzerstatus sowie von den zentralen Einstellungen ab: Erfassen Sie die Veranstaltung als nicht angemeldete/externe Person, Studierende oder Bedienstete ohne Berechtigungen in der Applikation, ist der Eigentümer die Organisation, die mit der zentralen Verwaltung von Veranstaltungen befasst ist (in der Regel die Wurzelorganisation). Wenn aufgrund der zentralen Einstellungen nur Bedienstete mit Berechtigungen in der VA-Applikation Veranstaltungen erfassen dürfen, ist die Owner-Organisation jene, an der Sie eine VA-Berechtigung besitzen.
  • Verwenden Sie die Defaulteinstellung mit angehakter Checkbox, wenn die Veranstaltung auch auf allen dem Eigentümer übergeordneten Organisationen angezeigt werden soll. In diesem Fall scheint die Veranstaltung auch auf der Organisationsseite des Mitveranstalters auf, sofern Sie diesen angeben.
  • Entfernen Sie das Häkchen in der Checkbox, wenn die Veranstaltung nur auf Ebene des Owners angezeigt werden soll.
Vortragende/r kann frei eingetragen oder aus der Liste ausgewählt werden.
Themenbereich Sie müssen mindestens einen Themenbereich wählen. Sie können maximal fünf Themenbereiche zuordnen. Diese sind für den Mailverteiler relevant. Falls die Veranstaltung im Veranstaltungskalender der Universität/Hochschule veröffentlicht wird, werden diejenigen Personen informiert, die den Mailverteiler zu diesem Thema subskribiert haben.
Veranstalter
Veranstalter,
Mitveranstalter
Je nach den zentralen Einstellungen von MEDonline können Sie die veranstaltende Organisation frei eintragen oder Sie müssen sie aus der Org.-Liste oder der Ext. Org. - Liste auswählen. Falls Sie als Veranstalter-Org. eine Institution angeben wollen, die Sie nicht in der Liste der externen Organisationen finden, so muss die Institution von den dazu berechtigten Personen erfasst werden, erst dann können Sie sie eintragen. Beachten Sie, dass der Veranstalter gleichzeitig der Eigentümer der VA sein kann aber nicht sein muss - s.o.
Der Mitveranstalter kann unabhängig von den zentralen Einstellungen sowohl frei eingetragen als auch aus den Listen ausgewählt werden.
Kontaktpersonen
Kontaktpersonen Können frei eingetragen werden.
antragstellende Person Kann je nach den zentralen Einstellungen von MEDonline frei eingegeben werden oder wird automatisch eingetragen.
Bedingungen Für Interessenten und Teilnehmer an der Veranstaltung können Sie hier je nach den zentralen Einstellungen div. Informationen zur Veranstaltung hinterlegen bzw. definieren, z.B. Zahlungs- und Anmeldebedingungen.
Ressourcen
Wann und Wo Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie Zeit und Ort der Veranstaltung selbst buchen dürfen oder selbst für die Organisation von Terminen verantwortlich sind. Sie müssen die Veranstaltung zuerst speichern, bevor Ort und Zeit festgelegt werden können. Das Ort/Zeit-Management ist in die Termin/Raum-Verwaltung von MEDonline integriert, d.h. der angegebene VA-Termin muss erst von der Raum verwaltenden Person (sofern für den Raum eine solche eingetragen ist) bestätigt werden. Wenn es keine/n Raumverwalter/in gibt, ist der Termin automatisch ein Fixtermin - siehe dazu die Online-Hilfe zur Terminverwaltung.
bevorzugte Gebäudebereiche, Ort- und Zeit-Wunsch Wenn Sie nicht berechtigt sind, Ort und Zeit festzulegen, müssen Sie im Pflichtfeld "Ort- und Zeitwunsch" einen solchen angeben. Optional können Sie Wünsche in Bezug auf den Gebäudebereich angeben, indem Sie über das Bearbeitungssymbol einen Bereich auswählen.
Dienste/ Ressourcen,
techn. Infrastruktur
Die Angaben unter "Dienste/Ressourcen" und "techn. Infrastruktur" dienen als Notizen für Sie selbst sowie als zusätzliche Information für Benutzer/innen. Wenn Sie nicht berechtigt sind, Ort und Zeit festzulegen, dienen die Angaben dazu Ihre Wünsche in Bezug auf Ausstattung des Raumes oder weitere Unterstützung zu hinterlegen. Nach dem Fertigstellen der Erfassung wird die zentrale Stelle für die Verwaltung von Veranstaltungen Ihre Angaben bearbeiten.
Abhaltungsstatus Je nach Ihren persönlichen Berechtigungen und den zentralen Einstellungen knnen Sie hier entweder nur den Erfassungsstatus der Veranstaltung einsehen oder selbst den Abhaltungsstatus einstellen - siehe dazu Bearbeitungsschritt 3.
Dokumente
PDF Dokument, JPG Bild Hier können Sie als zusätzliche Information zur Veranstaltung ein PDF sowie eine JPG-Bilddatei hinterlegen. Die Bilddatei wird dann direkt in der Detailansicht der VA unter der Veranstaltungsbeschreibung angezeigt, das PDF steht zum Download zur Verfügung.

 

Bearbeitungsschritt 3: Erfassung abschließen

A) Wenn Veranstaltungen von zentraler Stelle verwaltet werden (betrifft Studierende, externe Personen, nicht angemeldete Benutzer/innen sowie berechtigte Bedienstete, die die zentrale Verwaltung der VA gewählt haben): Wenn Sie die Organisation von Terminen und räumlichen Ressourcen zur Veranstaltung nicht selbst durchführen dürfen bzw. nicht wollen, müssen Sie im dritten Bearbeitungsschritt mit "Fertigstellen" die Erfassung abschließen, damit die mit dem Veranstaltungsmanagement befasste zentrale Stelle die VA hinsichtlich Terminbuchung weiterbearbeiten kann. Die zentrale Stelle wird nach dem Senden Ihres Antrags per E-Mail verständigt und kümmert sich um die Umsetzung Ihrer Wunschtermin-Vorgaben und organisiert nach Möglichkeit die von Ihnen gewünschten räumlichen Ressourcen. Sobald ein Termin für die VA eingetragen ist, scheint diese im Veranstaltungskalender öffentlich auf und Sie können Sie in der Kategorie "Aktuell" einsehen.

Achtung! Sie können die Veranstaltung nach dem "Fertigstellen" nicht mehr bearbeiten, außer Sie besitzen eine spezifische Berechtigung in der Applikation.

B) Wenn Sie für die Termin- und Ressourcenplanung einer VA selbst verantwortlich sind (Bedienstete mit Berechtigung(en) in den Veranstaltungen): Definieren Sie mit den Radio Buttons den Abhaltungsstatus der Veranstaltung und speichern Sie dann die Eingaben. Folgende Status sind einstellbar:

Um eine bereits abgesagte Veranstaltung vollständig aus dem Veranstaltungskalender zu löschen, müssen zuerst alle verknüpften Termine gelöscht werden. Durch Verwenden der Schaltfläche "Löschen" wird die VA gelöscht und aus dem Veranstaltungskalender entfernt.

Kontaktpersonen für die zentrale Verwaltung von Veranstaltungen

Kontaktpersonen für die zentrale Verwaltung von Veranstaltungen

Wenden Sie sich bei Fragen oder Problemen bitte an die Personen, die auf Universitätsebene die Funktion 'Veranstaltungsmanagement' haben bzw. an den MEDonline-Helpdesk ('Feedback'-Link in der Fußzeile).