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Funktionen

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Funktionen (Berechtigungen) in MEDonline
Verwaltung, Zweck und Bedeutung von Funktionen
Funktionen (Berechtigungen) in <zcon:sysname>MEDonline</zcon:sysname>

Funktionen (Berechtigungen) in MEDonline

Diese Anwendung ermöglicht die Einsicht in und gegebenenfalls die Vergabe von Funktionen - d.h. von Berechtigungen - an der jeweiligen Organisationseinheit. Funktionen sind Berechtigungsprofile, die aus einzelnen Rechten zur Einsicht oder Bearbeitung von spezifischen Daten bestehen. Es kann drei Arten von Funktionen geben:

Die Bezeichnung (H) am Ende einer Funktion bedeutet, dass die Funktion auch für alle untergeordneten Organisationseinheiten gilt.

Die einer bestimmten Person zugeordneten Funktionen bzw. alle eigenen Funktionen sehen Sie wenn Sie den Punkt "Funktionen" aus der Visitenkarte aufrufen.

Welche Rechte mit einer Funktion verbunden sind, können Sie mit der Ansichtsoption "Funktion/Applikation" (im Navigationsbereich oben rechts) ermitteln. Damit sehen Sie unterhalb jeder Funktion alle Rechte, die sie enthält, gruppiert nach Applikationen, da eine Funktion auch Rechte aus mehreren Applikationen enthalten kann.
Wollen Sie hingegen ermitteln, ob ein bestimmtes Recht aus einer bestimmten Applikation in einer der vorgegebenen Funktionen enthalten ist ("darf man mit irgendeiner Funktion ...?"), dann verwenden Sie die Ansichtsoption "Applikation/Funktion".

Verwaltung, Zweck und Bedeutung von Funktionen

Verwaltung, Zweck und Bedeutung von Funktionen

Vergeben und Entziehen von Funktionen

Die Zuordnung von fachlichen oder programmspezifischen Funktionen erfolgt im Allgemeinen durch die/den MEDonline-Beauftragte/n der jeweiligen Organisation. Die Zuordnung von rechtlichen Funktionen erfolgt im Allgemeinen nur zentral durch die Universitätsleitung.

Falls Sie Funktionen vergeben dürfen, sind die Funktionsbezeichnungen mit Links belegt. Verwenden Sie diese Links, um eine Funktion zu vergeben, wählen Sie dann die Person (Sie können im gesamten Personalstand der Universität/Hochschule suchen) und verwenden die Schaltfläche "Eintragen".

Abhängig von zentralen Systemeinstellungen an Ihrer Universität/Hochschule kann es sein, dass Sie bei einzelnen Funktionen bei der Vergabe das Beginndatum wählen können (standardmäßig ist es nicht wählbar, sondern immer der Zeitpunkt der Zuordnung der Funktion). Ist diese Möglichkeit aktiviert, dann sehen Sie bei der Vergabe zusätzlich das Feld "Von", wo das gewünschte Beginndatum eingetragen wird. Das Datum kann sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft liegen.

Um eine Funktion zu entziehen, verwenden Sie das Bleistift-Icon neben dem Namen der Person und geben dann entweder ein Endedatum ein und speichern, oder Sie verwenden die Schaltfläche "sofort beenden" (das Endedatum wird auf den aktuellen Tag gesetzt).

Die Zuordnung an sich ist nicht löschbar, da die Person die Funktion in MEDonline für die angegebene Zeit besessen hat.

Bei rechtlichen Funktionen muss das Beginn- und Endedatum innerhalb des Funktionsintervalls des Organs oder Gremiums liegen.

Bei fachlichen und programmspezifischen Funktionen kann das Endedatum nicht in der Vergangenheit liegen.

Achtung: Als MEDonline-Beauftragte/r sind Sie auch dafür verantwortlich, dass Personen, deren Beschäftigungsverhältnis endet, keine Funktionen mehr inne haben, da deren Systemaccount erst ausläuft, wenn auch keine Berechtigungen mehr bestehen. Das Icon neben einer Funktionszuordnung zeigt an, dass die jeweilige Person kein aktuell gültiges Beschäftigungsverhältnis mehr hat.
Abhängig von einer zentralen Systemeinstellung werden Sie eventuell zusätzlich per E-Mail davon informiert, wenn es Personen mit Funktionen aber ohne Beschäftigungsverhältnis gibt.

Gegebenenfalls (je nach zentraler Systemeinstellung) werden Personen, die kein Beschäftigungsverhältnis mehr haben, alle Funktionen automatisch entzogen (damit läuft auch Account aus). In diesem Fall können aber auch Ausnahmen festgelegt sein, so genannte "ausgezeichnete Funktionen" - diese werden nicht automatisch entzogen (das heißt auch, der Account läuft nicht aus), auch wenn kein Beschäftigungsverhältnis mehr besteht. Die Gültigkeitsdauer über den Beendigungszeitpunkt des Beschäftigungsverhältnisses ist ebenfalls von zentralen Systemeinstellungen an Ihrer Universität/Hochschule abhängig.
Ausgezeichnete Funktionen werden im Detailfenster zur Zuordnung der Funktion mit einem gelben Stern und dem Text "ausgezeichnete Funktion" gekennzeichnet.

Zusatzoption Stundenerfassung

Falls diese Option an Ihrer Universität/Hochschule für bestimmte Funktionen eingeschaltet wurde, kann man bei der Vergabe dieser Funktionen an eine Person auch Semesterstunden erfassen.
Diese Semesterstunden beziehen sich nicht auf die Lehre, sondern dienen dazu, das Arbeitspensum von bestimmtem administrativem Personal abzubilden. Die Semesterstunden und der Faktor können bei der erstmaligen Zuweisung der Funktion zu einer Person und beim Editieren der Funktionszuweisung eingetragen werden - für die Eintragung ist eine zusätzliche Berechtigung nötig.

Bedeutung der einzelnen Funktionen, weitere Information

Welche Funktionen bestehen kann an den verschiedenen Organisationseinheiten unterschiedlich sein. Auch bei gleich lautender Bezeichnung können Funktionen an verschiedenen Organisationstypen u.U. unterschiedliche Rechte enthalten. Überprüfen Sie im Zweifelsfall die enthaltenen Rechte mit der Ansichtsoption "Funktion/Applikation". Für weitere Informationen dazu, welche Funktionen zu welchem Zweck eingerichtet wurden und nach welche Kriterien sie vergeben werden sollten kontaktieren Sie den MEDonline-Helpdesk (über den "Feedback"-Link in der Fußzeile dieser Seite).